Van samen werken naar samenwerken
Projecten in een flow door een andere kijk op contractmanagement
Dit artikel werd gepubliceerd in het APPM Magazine, najaar 2019. Je kunt het magazine hier lezen. Dit artikel vind je op pagina 94 t/m 101. Wil je ons magazine voortaan ontvangen? Laat het ons weten!
Positieve vibes, informeel contact, vrijheid, dialoog en ruimte. Het zijn woorden die je niet direct linkt aan contractmanagement. Toch komen ze allemaal voorbij als APPM-er Erwin Meijer tekst en uitleg geeft over de andere kijk van APPM op contractmanagement. Die is namelijk veel breder dan harde afspraken, strakke budgetten, deadlines en escalaties.
“Geen project is succesvol zonder goede samenwerking.”
Hard en zacht in balans
“Je kunt een mooi contract afsluiten, maar het is niet zo dat de samenwerking dan als vanzelf net zo mooi verloopt”, vertelt Erwin Meijer. Hij is bij APPM als technisch-, project- en contractmanager actief. “Voor een succesvol project is een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zo mogelijk de belangrijkste voorwaarde. Onderlinge afhankelijkheid, wederzijds respect en vertrouwen en goede communicatie zijn daarbij de basis.”
Vandaar dat er binnen APPM evenredig veel tijd en aandacht wordt gestoken in zowel de harde (aanbesteden contracten) als de zachte kant (samenwerken) van contractmanagement. Op beide vlakken is veel expertise in huis. Van strategisch advies tot teamcoaching. “Als contractmanager denk ik een inkoopstrategie uit, stel ik contracten op en bewaak ik kaders. Maar ben ik ook een verbindende schakel, vertaal wensen naar eisen, behartig ieders belangen en neem mensen mee een proces in”, aldus Erwin.
“Starheid en dichttimmeren zijn valkuilen. Door vrijheid te geven benut je de kracht van de opdrachtnemer optimaal.”
Van vaste patronen naar energie en dialoog
Die andere APPM-manier van denken en doen begint al bij de voorbereiding van de aanbesteding. Erwin noemt de renovatie en verduurzaming van een gemaal voor het Waterschap Zuiderzeeland als voorbeeld: “daar hebben we de opdrachtgever uitgedaagd om vaste patronen te doorbreken. We hebben niet voor een geijkte aanbestedingsroute gekozen, maar zijn de dialoog aangegaan met verschillende marktpartijen. Met elkaar hebben we de opgave verkend.”
“Op zoek naar innovatiekracht en energie, heeft deze manier van aanbesteden ervoor gezorgd dat marktpartijen de randen van het contract opzochten. Ze kwamen echt met verrassende voorstellen. En omdat we de verantwoording voor het ontwerp bij de aannemer hebben gelegd, kreeg hij veelmeer vrijheid voor innovatie. Dat levert meer op dan een dichtgetimmerd contract. Het is mijn taak om de opdrachtgever te helpen die vrijheid vol te houden.”
“Zit je project in een flow, dan doe je het als contractmanager goed.”
“Als contractmanager doe ik het goed als ik projecten in een flow breng. Er zal heus wel wat wrijving ontstaan. Dan is het zaak om daarvoor open te staan, het samen op te lossen en helder en transparant te zijn. Ik word blij als de inkoopstrategie het gewenste effect heeft, als er echt onderscheidende aanbiedingen komen bij een aanbesteding. En als ik dat waarvan ik de kaders heb vastgesteld daadwerkelijk tot een functioneel object zie komen. Een object waarin de eisen en wensen van de gebruikers goed zijn vertaald. Zodat ook zij blij worden bij het gebruik ervan.”
Tien tips voor contractmanagers
- Stel belangen boven de letter van het contract.
- Stem de contractuele vrijheid af op de expertise van de markt: hoe kundiger de markt, hoe meer vrijheid. En andersom.
- Ga het gesprek aan over dingen die je dwars zitten. Geef de ander de kans gedrag aan te passen.
- Besteed altijd aandacht aan de menselijke kant.
- Onderschat nooit de kracht van informeel contact.
- Maak vooraf afspraken over escalatie.
- Escaleer tijdig als je erop jouw niveau niet uitkomt.
- Laat standpunten niet verharden en frustratie niet teveel toenemen.
- Creëer een positieve vibe: benoem en benadruk wat goed gaat, verwoord je kritiek opbouwend.
- Maak ruimte voor contact met een marktpartij voor of tijdens een aanbesteding (dialoog). Dat geeft meer inzicht in de onderliggende beweegredenen en beter begrip van de opgave.
APPM traint. Omdat we geloven in het delen van onze kennis en vaardigheden.
