Het contract draagt bij aan het projectsucces en hangt samen met de samenwerking tussen de partners. Enerzijds omdat het contract het eerste is wat de opdrachtnemer te zien krijgt van de beoogde manier van samenwerking. Anderzijds is het contract hét document waar de manier van samenwerken in staat vastgelegd. Hetgeen je beoogt, wat in het contract staat en het daadwerkelijke gedrag moeten in overeenstemming zijn met elkaar. Dat is essentieel voor de geloofwaardigheid en daarmee het vertrouwen. In algemene zin geldt: vraag niet het onmogelijke. Ambitie is goed, maar haalbaar is beter.

‍

Met de APPM Contract Review (ACR) toetsen we het geheel aan contractdocumenten vlak voor de start van de aanbesteding. Daarin kijken we nadrukkelijk naar de overeenstemming tussen de samenwerkingsfilosofie en de inhoud van de contractdocumenten, en de effectiviteit van de samenwerking in relatie tot het projectsucces.

‍

Hieronder volgen enkele belangrijke aanbevelingen in dit verband. Deze zijn gezien het onderwerp met name gericht aan de opdrachtgever.

‍

Kies een passende contractvorm

Het is belangrijk om een contractvorm toe te passen die aansluit bij de behoefte en de opgave om tot het projectsucces te komen. Pas een contract toe (bijvoorbeeld een bestek op basis van UAV of een geïntegreerd contract op basis van UAV-GC) dat in de markt bekend is en wees terughoudend in het afwijken ervan. Voor het bepalen van de passende contractvorm hebben wij de Contract Keuze Methodiek. Deze is al bij vele projecten en opdrachtgevers toegepast.
‍

Bepaal je kaders en ruimte

Doe dit risico-gestuurd en houd daarbij rekening met de ervaring die de markt heeft. Zorg dat je de ontwerpvrijheid van de opdrachtnemer niet onnodig beperkt en blijf weg bij het voorschrijven van de wijze van uitvoering. Als je wel een eis stelt, wees dan zo concreet en specifiek mogelijk. Daarnaast is het goed om het aantal proceseisen te beperken. Dit doe je door gezamenlijk een werkwijze te ontwikkelen die in de behoeften van beide partners voorziet. Als er nieuwe elementen in het contract zitten, geef dan ruimte om kennis op te doen: eerst een transitiefase of een inspanningsfase en pas daarna de resultaatverplichtingen. Schrijf voor waar het moet, geef ruimte waar het kan.

‍

Zorg voor een goede voorbereiding

Knelpunten dien je zoveel mogelijk aan de voorkant weg te nemen. Laat ze alleen aan de opdrachtnemer over als hij ze beter, sneller of slimmer kan oplossen. Ook onzekerheden neem je het beste zoveel mogelijk weg. Zorg ervoor dat je ver genoeg bent met de conditionering (grondverwerving, kabels en leidingen, etc.). En dat je voldoende onderzoek hebt gedaan (geotechnische en milieukundige bodemkwaliteit, flora en fauna, archeologie, explosieven, etc.) Met de APPM Projecten Keuring (APK) kunnen we een goede indicatie geven over de mate van voorbereiding. Zorg tot slot dat je contract haalbaar is, en voor beide partners toegevoegde waarde biedt.
‍

Organiseer een passende risicoverdeling

Het is belangrijk om open te zijn over de risico’s. Wijs deze vervolgens toe aan de partij die het beste in staat is om ze te beheersen (voor zover er binnen de contractvorm nog een nadere of aangepaste risicoverdeling nodig is). Als er veel risico’s zijn die partijen het beste samen kunnen beheersen, kun je overwegen dit ook gezamenlijk te doen en hiervoor een gedeeld risicobudget in te stellen. Uit dit risicobudget kunnen de beheersmaatregelen en/of de gevolgen worden betaald. Limiteer de risico’s die bij de opdrachtnemer liggen, zodat ze voor hen financieel te dragen en beheersbaar zijn.