Tijdens de aanbesteding presenteer je jezelf aan potentiële samenwerkingspartners. De indruk die je daar wekt is bepalend voor het beeld dat de ander van je krijgt. Dat is cruciaal voor de toekomstige samenwerking. In deze fase draagt  de opdrachtgever uit hoe hij wil samenwerken. Hierbij is overeenstemming tussen gedrag en de aanbestedingsdocumenten essentieel. Dit is dus ook het moment waarop de deelnemers aan de aanbestedingsprocedure kunnen nagaan in hoeverre zij aansluiten bij de samenwerkingsbehoefte van de opdrachtgever en hoe zij daar invulling aan kunnen geven met hun inschrijving.

‍

De opdrachtgever laat zich zien in of hij een marktconsultatie houdt, hoe open hij (daarbij) staat voor suggesties vanuit de markt, hoe hij omgaat met vragen en verzoeken van gegadigden, wat de kwaliteit en inhoud is van de documenten die hij verspreidt, enzovoorts. Dit alles geeft inzicht in de verhouding tussen opdrachtgever en de gegadigden, én de wijze waarop hij beoogd samen te werken. Andersom laat de gegadigde zich zien in de vragen die hij stelt, de voorstellen die hij doet, maar ook in de uiteindelijke aanbieding. Zowel expliciet (via documenten en gedrag) als impliciet (via indrukken en verwachtingen) is dit de onderlegger voor de toekomstige samenwerking.

‍

Hieronder volgen enkele belangrijke aanbevelingen in dit verband. Deze zijn gezien het onderwerp vooral aan de opdrachtgever gericht.

‍

Laat je doelstellingen bepalend zijn

Bedenk goed wat je wilt bereiken en zorg ervoor dat de aanbesteding hier daadwerkelijk toe leidt. Wees open; over je doelstellingen, behoefte, projectrisico's en prioriteiten daartussen. Maak een afgewogen keuze in waar het echt om gaat: snel, doeltreffend, goedkoop of het beste van het beste.. Laat de prijs niet of niet te zwaar meewegen, maar richt je met je gunningscriteria vooral op het verkrijgen van meerwaarde - dat wil zeggen, meer kwaliteit bezien in het licht van je projectdoelstellingen - en het beheersen van risico's die dezelfde projectdoelstellingen bereiken. Zorg er verder voor dat je de gunningscriteria niet te specifiek formuleert. Richt je er vooral op duidelijk te maken wat je doelstellingen zijn. En geef dan de gegadigden de ruimte om iets aan te bieden wat bij hen past én wat bijdraagt aan het project.

‍

Besteed kostenbewust aan

Beperk de transactiekosten en houd bij voorkeur een pre-selectie. Zorg dat de aanbesteding niet te lang duurt en begin pas als je er écht klaar voor bent. Dat wil zeggen: voldoende ver met de conditionering van het project, de aanbestedings- en contractdocumenten en het inrichten van je uitvoeringsorganisatie. Vermijd onnodig veel werk voor ondernemers om tot een passende aanbieding te komen.
‍

Geef goede, behulpzame antwoorden

Wanneer er vragen komen tijdens de procedure, beantwoord deze dan zo goed mogelijk. Houd geen informatie achter en wees zo volledig mogelijk. Let er daarbij wel op dat je de verantwoordelijkheid over die informatie kunt dragen, of expliciet bent dat je dat niet bent. Als je een vraag niet begrijpt, bel dan met de vraagsteller om hem te verhelderen. Organiseer doorlopende uitwisseling van vragen en antwoorden; dus niet één nota van inlichtingen, maar bijvoorbeeld eens per twee weken. Sta oprecht open voor suggesties die de markt in deze inlichtingenfase doet. Ga er in mee óf leg op basis van inhoudelijke argumenten uit waarom je dat niet doet. Bied de ruimte voor individueel inlichtingen-bijeenkomsten of dialooggesprekken. Niet alleen voor de inhoud, maar ook om kennis te maken met partijen en de samenwerking vroegtijdig op te starten. Wees extra alert op wijzigingen in documenten, vlak voor ze worden verstrekt: hier komen fouten of ontbrekende elementen het vaakst voor.

‍

Houd rekening met marktcapaciteit

Houd rekening met de situatie op de markt: is er sprake van schaarste of overschot in de markt? Dat bepaalt mede de aanpak van de inkoopprocedure. Om de tenderkosten te beperken zorg je met een selectie ervoor dat je het aantal gegadigden via de eisen en de gehanteerde procedure snel terugbrengt en alleen de besten om een aanbieding vraagt. Let ook extra op het voorkomen van te scherpe inschrijvingen. Tot slot kun je er op letten dat de risicoverdeling en contractvoorwaarden in je contract voor de markt acceptabel is.