Op diverse schaalniveaus en voor vele opgaven in het fysieke domein bestaan programma’s. Het sturen daarop, het bepalen van de voortgang en/of het beheersen ervan, leidt vaak tot verschillende vragen. Een programma is voor ons een samenhangende verzameling van activiteiten die vaak een of meerdere doelen beoogt te bereiken. Deze samenhang is complex, en vaak zijn meerdere personen of sturingslijnen, bijvoorbeeld vanuit een matrixorganisatie, verantwoordelijk voor de uitvoering van deze deze activiteiten. De programmamanager is veelal verantwoordelijk voor het realiseren van het resultaat, zonder direct sturing te geven aan alle activiteiten. Deze heeft vaak onvoldoende overzicht. Naast het coachen van programmamanagers in deze ‘machteloze’ situatie, kunnen we helpen om sturing, overzicht en beheersing te verkrijgen. Dat kunnen we doen door het ontwikkelen van een:
Het programma visueel samengevat op een A3, ten behoeve van communicatie met interne en externe stakeholders.
Een boomstructuur en overzicht van samenhang tussen doelstellingen, (sub)doelen, strategieën, KPI’s en instrumenten (projecten/ initiatieven/ maatregelen):
- Governance: ten behoeve van de positionering en de programmavorm, de verhouding programma en lijn, sturende rollen en werkwijze, programmaorganisatie en overlegstructuren
- Sturingstool: ten behoeve van het beheersen van meerdere projecten en actviteiten
- Dashboard – ten behoeve van communicatie met de directie en/of het bestuur (opdrachtgevers)
Door concreet bovenstaande ‘in te kleuren’, ontstaat grip en eigenaarschap. Zodat mensen in beweging komen en bereid zijn om hun deel op te pakken en uit te voeren. Onze ervaring is dat dit leidt tot groeiend onderling vertrouwen tussen alle betrokkenen, waardoor de benodigde energie en voortgang ontstaat om programmadoelen te verwezenlijken.
