Complexe aanbesteding Schiphol-pier vergt kennis en sociale vaardigheden

Schiphol neemt in 2023 een nieuwe terminal in gebruik. Een cruciale voorziening om de positie als European Preferred Airport te behouden. Vooruitlopend daarop opent Schiphol eind december 2019 een nieuwe pier, om zo al twee jaar eerder aan meer passagiers extra service te kunnen bieden. De aanbesteding van de pier is in mei afgrond. Een technische, maar bovenal strategisch complexe opgave. APPM’er Jeroen van der Hoeven speelde daarin als tender manager namens Schiphol een cruciale rol.

‍

Procurement manager Stefan Langerak van de internationale projectorganisatie Capital Programme voor het nieuwe luchthavengebied was bovenal op zoek naar een sociaal vaardige consultant. Iemand die interne processen goed doorgrondt en die een scherpe antenne heeft voor onderlinge verhoudingen. Vooral ook vanwege het internationale karakter van deze opgave, waarbij snel een misverstand kan ontstaan.” Daarnaast is het project extra complex door een aantal onzekere factoren. Langerak lacht: “En als klap op de vuurpijl hadden we ook nog te maken met een flinke tijdsdruk, want de pier moet er eind 2019 gewoon staan. Kortom, a hell of a job, maar het is ons gelukt.”

‍

Hart ophalen 

‍
Een deel van de credits gaat volgens Langerak zeker naar APPM’er Van der Hoeven, gespecialiseerd in complexe marktbenaderingen. “Wat dat betreft kon ik hier mijn hart ophalen”, zegt hij. “Bij de start was Schiphol volop bezig projectteams te formeren met ervaren deskundigen in diverse disciplines en van overal op de wereld. Ook die hebben we gedurende het proces allen meegenomen in de gewenste aanpak.” En daarmee hield het niet op. De ontwikkeling van het nieuwe gebied – waar de terminal en de pier een belangrijk onderdeel van gaan uitmaken – is een prestigieus project voor Schiphol. “Politiek gevoelig, dus met veel focus vanuit de directie, die het proces nauwlettend volgde,” legt Langerak uit. “Terecht. Alleen al met de bouw en inrichting van de pier zijn vele miljoenen gemoeid. En er hangt veel van af voor de klanten: de airlines en de passagiers. Bovendien heeft Schiphol ambitieuze duurzaamheidsdoelen, die onlosmakelijk onderdeel zijn van de ontwikkeling van de nieuwe pier.”

‍

Bouwen en schaven

‍
‍Met deze uitgangspunten is gestaag verder gebouwd en geschaafd aan de strategie voor de aanbesteding, zodanig dat voldoende potentiële bouwers aangehaakt bleven. Langerak: “Voeg daar dan ook nog eens de gewijzigde marktsituatie bij en het circus is compleet. Waar de internationale aannemers zich in het begin nog dienstbaar opstelden, nam hun invloed gedurende het aanbestedingsproces toe, omdat er volop alternatieve bouwprojecten liggen, hoogstwaarschijnlijk met minder haken en ogen dan deze pier.” En daar komt nóg een extra complexiteit bij door de betrokkenheid van verschillende internationale culturen, stelt Langerak. Van der Hoeven knikt: “De Angelsaksische aanpak is er bijvoorbeeld één van: het juridisch dichttimmeren van contracten. Dat lijkt veiliger, maar het beperkt de ruimte voor nieuwe ideeën van de aannemer die zich gaandeweg het proces aandienen. En het prikkelt niet om echt samen te werken in de uitvoeringsfase.”

‍

Hiërarchisch 

‍
Een ander verschil met de lossere ‘Nederlandse stijl’ is de meer hiërarchische aanpak in veel andere landen, merkte Van der Hoeven: “Veel knopen worden topdown doorgehakt. Dat betekent dat er pas groen licht komt als de allerhoogste directeur het ermee eens is. Die zijn vaak heel druk en dat zorgt dan weer voor oponthoud als je het besluitvormingsproces niet strak aanstuurt.” Langerak merkt op samen gaandeweg toch manieren te hebben gevonden om tussentijds stappen te blijven zetten. “Ik geloof heilig in de meerwaarde van managing by walking around. Dat houdt in: heel veel overleggen, masseren, kneden en goed voeling blijven houden met de beslissers.” Van der Hoeven grapt: “Kijk maar eens naar de zolen van Stefan en mij, die zijn helemaal afgesleten van al het lopen door de wandelgangen.” Zulke informele gespreksmomenten waren er legio, constateert Langerak. “Logisch. Het zijn allemaal verschillende clubjes, die op hun eigen manier bezig zijn met de optimale ontwikkeling van de pier. Elk vanuit hun eigen discipline, met hun eigen expertise, maar ook vanuit hun eigen overtuiging. Aan ons de taak om te zorgen dat iedereen aanhaakt bij de tender en van elkaar leert te begrijpen wat een ieder doet. Zodanig dat we ieders activiteiten kunnen meenemen in de inkoopstrategie die we in het Capital Programme hebben uitgezet.”

Zwerm spreeuwen 

‍
Van der Hoeven trekt een vergelijking met een zwerm spreeuwen. “Gaandeweg hebben we toch samenhang tussen alle verschillende disciplines gecreëerd en tekent zich een koers af waarlangs we het doel kunnen bereiken. Niet dat iedereen die kaarsrecht wilde volgen, soms werd er iets van afgeweken, maar iedereen vloog wel mee.” De eerste eindbestemming is in mei bereikt: de gunning van de pier aan de Nederlands-Turkse combinatie Ballast Nedam – TAV, wereldwijd zeer ervaren in het bouwen van luchthavens. Het vinden van een aannemer heeft langer geduurd dan oorspronkelijk gehoopt, daar zijn ze allebei eerlijk in. Toch had het nauwelijks sneller gekund. Langerak denkt in de uitvoeringsfase de revenuen te plukken van het bewust intensieve voortraject. “Doordat we alle bloedgroepen intensief hebben betrokken, kan iedereen inclusief de aannemer zich inmiddels vinden in de gekozen koers. Daarmee vliegen we nu recht af op een tijdige oplevering van de nieuwe pier voor onze klanten.”