In het artikel De kunst van het (samen)werken (zie het APPM magazine, pagina 74) worden meerdere aspecten benoemd die belangrijk zijn voor het succesvol renoveren van kunstwerken. In de bijbehorende blogserie gaan we dieper in op deze aspecten. De sleutel naar echt waarde toevoegen met je project zit in de samenwerking met de beheerder. Welke uitdagingen en kansen ziet APPMer Tjitske van Erp in het renoveren van kunstwerken als het gaat om de relatie tussenproject en de beheerder? Dat lees je in deze blog.

Kunstwerken zijn technisch complex en spelen een belangrijke rol in het functioneren van het systeem. Renovaties van kunstwerken zijn daardoor niet eenvoudig. Dat vraagt om een goede samenwerking tussen projectorganisatie en beheerorganisatie, maar ook die is bij kunstwerken – zeker voor kunstwerken die bediend moeten worden – niet eenvoudig. Ondanks dat beide de beste intenties voor het kunstwerk hebben.

‍

Een wereld van verschil

De beheerder is in het algemeen nauw betrokken bij en verantwoordelijk voor de brug, sluis of tunnel, maar moet loslaten en vertrouwen. De projectorganisatie heeft behoefte aan allerlei informatie van de beheerder om het kunstwerk te begrijpen en kennen. Die informatie is echter niet altijd aanwezig of volledig. De beheerders voelen zich geregeld overdonderd door alle vragen en het tempo van het project, ook al hebben zij het renovatieproject vaak zelf “besteld”. De projectorganisatie wil tenslotte door. Als de projectorganisatie weinig voedingsbodem vindt voor voorgestelde (technische) innovaties ontstaat vaak teleurstelling. Eveneens ontstaat dit als de beheerorganisatie zijn gerenoveerde kunstwerk niet zoals (impliciet) gewenst ‘terugkrijgt’.

De verschillen tussen beide organisaties zijn groot. Beheerorganisaties zijn permanent, er is veel regelmaat en ze zijn vaak zo klein en efficiënt mogelijk. Zij werken met beperkte budgetten, in vaste formaties en met een gezonde dosis behoudendheid en argwaan. Vaak gebaseerd op ervaring uit het verleden. Aan de andere kant staan de projectorganisaties die in tijdelijk verband werken. Groot en daadkrachtig, met meer middelen en bewegingsvrijheid. Maar ook duidelijke kaders van tijd en geld en vaak een vleugje bravoure en arrogantie.

‍

Meerwaarde

Allebei bieden een specifieke meerwaarde voor het kunstwerk. Daar zit meteen het begin van de oplossing. Ze hebben elkaar namelijk keihard nodig. Zonder de periodieke kwaliteitsimpuls van een renovatieproject zou het kunstwerk niet tientallen decennia zijn functie kunnen blijven vervullen. De beheerorganisatie is hier niet voor ingericht en beschikt dan ook niet over de middelen om dit zelf uit te voeren. Zijn betrokkenheid is echter randvoorwaardelijk voor een écht goede renovatie. De kennis en inbreng is vangroot belang. Alleen dán sluit je als projectorganisatie zo goed mogelijk aan op de (on)mogelijkheden van het kunstwerk en systeem, de behoeftes en processen van de beheerder (of bedienaar). Dan lever je de maximale waarde voor de gebruiker en de samenleving. Zonder die betrokkenheid krijg je hoogstens een highly educated guess.

Zo’n guess geeft een mooi resultaat - daar zorgt de projectorganisatie wel voor. Maar een mooi resultaat is niet altijd het meest waardevolle resultaat. Er wordt in projecten heus wel tijd en energie gestopt in het betrekken van de beheerder. Vaak met als doel draagvlak bij de beheerder creëren en het beste product leveren. Helaas zwakt de ambitie in de praktijk meestal langzaam af - met een soepele overdracht aan het eind van het project als hoogst haalbaar beoogd resultaat. Ook in een goed gezamenlijk proces van de renovatie zitmeerwaarde. Goede samenwerking met de beheerder betaalt zich uit in wendbaarheid en slagvaardigheid als het onvoorspelbare karakter van een kunstwerkrenovatie zich laat zien.

Er is geen eenduidig antwoord op hoe je dit voor elkaar krijgt binnen een renovatieproject, maar bewustzijn creëren is er één. Hiermee wordt het niet direct makkelijk. De verschillen tussen organisaties blijven namelijk bestaan. Maar het is een stap in de goede richting.

‍

Ambitie bij gemeente Amsterdam

Bij het wegtunnelprogramma van de gemeente Amsterdam zijn we actief bezig met de samenwerking met de beheerorganisatie en waardecreatie. De doelstellingen van het programma zijn volledig gericht op waarde creatie op de lange termijn. Goed voor de kunstwerken, maar ook spannend voor de beheer organisatie. Die zag destijds een ambitieus (en voor hem relatief omvangrijk) programmaontstaan. Dit programma omvatte bij de start slechts een abstracte beschrijving van de kunstwerken die hij uiteindelijk ”aan zal treffen”. De beheerorganisatie wordt zo nauw mogelijk betrokken bij het uitwerken van die abstracte beschrijving en het vertalen naar ontwerpen in de projecten. Hierbij is het samen zoeken naar de balans tussen beschikbare capaciteit enerzijds en de benodigde input en de gewenste invloed.

De beheer- en  projectorganisaties hebben gezamenlijk samenwerkingsafsprakengemaakt. Het is duidelijk welke onderwerpen, stukken of ontwerpkeuzes voor de beheerder essentieel zijn om bij betrokken te zijn. Het programma faciliteert en ontzorgt hierbij zoveel mogelijk zonder over te nemen. De beheerorganisatie heeft regievoerders aangesteld die interactie tussen de projecten en beheerorganisatiehelpen stroomlijnen. Bij elkaar werken en vergaderen werd voor Corona steeds normaler en ook online weet men elkaar te vinden. We zijn samen niet bang om te proberen, maar ook niet om bij te sturen als het onvoldoende werkt. Zo is recent de interfacemanager vanuit de beheerder toegetreden tot het MT van het programma. Nog beter en directer op de hoogte zijn van elkaar en explicieter de belangen vanuit gebruik van de wegtunnels borgen vonden beide partijen wenselijk. Of het helemaal lukt om de beoogde meerwaarde voor de stad en de kunstwerken te creëren, is nog niet te zeggen. Het programma loopt nog een aantal jaar. Maar het bewustzijn is er aan beide zijden en de wil ook.

5 handvatten voor elk project:

·      Organiseer een sessie met projectteamleden. Denk daarin na over hoe het project zoveel mogelijk maatschappelijke waarde kan creëren en hoe de beheerorganisatie daarbij kan bijdragen of nodig is.

·      Project Start Ups (PSU) met marktpartijen zijn gemeengoed. Een PSU met de beheerorganisatie, kan net zo waardevol zijn voor het project.

·      In de gemeenschappelijkheid zit de verbinding, maar zijn en blijven er verschillen in de eigenschappen, doelen en belangen van de organisatie. Negeer die niet, maak ze juist bespreekbaar en kijk waar je rekening kan houden met elkaar.

·      Faciliteer en stimuleer interactie en afstemming zoveel mogelijk (online of fysiek). Regelmatig even afstemmen en bijsturen kan vele overleggen, mails en miscommunicaties schelen. Kost nagenoeg niets, levert veel op.

·      Vertrouw op de goede intentie van de ander. Als het niet lekker loopt of je denkt: wat doet hij raar en moeilijk, niet mopperen en oordelen maar vragen stellen. Even onderzoeken is een kleine moeite. Heeft de ander misschien toch een valide punt, maar komt dat jou even niet zo goed? Of houdt hem iets tegen en kan jij daarbij helpen?

‍